Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Cosmic Travel Agency NV, met maatschappelijke zetel te 9500 Geraardsbergen, Meerslos 36, met ondernemingsnummer BE 0446.932.151, met vast vertegenwoordigers de heer Merijn Swyngedouw en mevrouw Christine Verdonck.
Cosmic Travel Agency NV biedt dienstverlening als touroperator.
Door gebruik te maken van de dienstverlening van Cosmic Travel Agency NV geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacy beleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door Cosmic Travel Agency NV, meer bepaald hoe Cosmic Travel Agency NV gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt.
De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft gegeven. Cosmic Travel Agency NV leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018. Voor de uitvoering van haar dienstverlening is Cosmic Travel Agency NV de verwerkingsverantwoordelijke.
Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende kanalen:
2.1. Informatie die wij rechtstreeks van de betrokkene ontvangen via contact name met Cosmic Travel Agency NV via e-mail, telefoon, via onze website of contactformulier, via het boeken van een reis, via de software, of via registratie voor onze nieuwsbrief.
Dit betreft volgende informatie:
Wij zullen uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening.
Het is mogelijk dat wij soms bijkomende informatie vragen. Desgevallend zal deze informatie steeds beperkt zijn en in verhouding staan tot wat strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening.
2.2. Informatie die we verzamelen via publieke beschikbare bronnen
De informatie die we op publieke beschikbare bronnen terugvinden (zoals LinkedIn, de website van de onderneming namens wie een aanvraag wordt gedaan, etc.) zullen we mogelijk combineren met de informatie die de betrokkene ons zelf heeft overgemaakt.
2.3. Informatie die we verzamelen via cookies
Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens zoals uw IP adres, de pagina’s die u bezoekt op onze website, uw voorkeurstaal, etc.). Deze informatie verzamelen wij via het gebruik van cookies. Gelieve ons cookiebeleid op de website door te nemen zodat u op de hoogte bent welke cookies wij gebruiken, en hoe u deze kan aanvaarden, uw voorkeur instellen of weigeren.
Cosmic Travel Agency NV verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.
3.1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van Cosmic Travel Agency NV en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.
3.2. Om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren in het kader van het organiseren van reizen en het afhandelen van de administratie daaromtrent.
3.3. Om een arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven
3.4. Om u uit te nodigen voor evenementen en/of nieuwsbrieven
3.5. In het kader van uw deelname aan onze (foto) wedstrijd
3.6. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.
Cosmic Travel Agency NV baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.
Cosmic Travel Agency NV verwerkt uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst, offerte, orderbevestiging of bestelbon, met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening.
Cosmic Travel Agency NV kan ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens.
Daarnaast is het mogelijk dat Cosmic Travel Agency NV zich in bepaalde omstandigheden beroept op het gerechtvaardigd belang.
Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening ten volle aan te gaan of uit te voeren.
Cosmic Travel Agency NV kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de dienstverlening.
Indien Cosmic Travel Agency NV uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt.
De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons, wij wisselen persoonsgegevens enkel uit via maximaal beveiligde elektronische weg. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.
De persoonsgegevens worden door Cosmic Travel Agency NV bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen Cosmic Travel Agency NV en de klant. Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.
Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.
Cosmic Travel Agency NV heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Cosmic Travel Agency NV besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.
Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven. In geen geval kan Cosmic Travel Agency NV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. Cosmic Travel Agency NV slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.
8.1 Recht van inzage, verbetering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan Cosmic Travel Agency NV. Daarnaast heeft u steeds het recht om Cosmic Travel Agency NV te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.
8.2. Recht op verwijdering
U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.
8.3. Recht van verzet
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.
8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan Cosmic Travel Agency NV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.
8.5. Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van Cosmic Travel Agency NV verwijderd worden.
8.6. Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen door Cosmic Travel Agency NV te contacteren, hetzij per e-mail via info@cosmic-travel.com hetzij per post naar Cosmic Travel Agency NV, Meerslos 36, 9500 Geraardsbergen. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van een identificatiebewijs toe te voegen.
Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.
8.7. Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door Cosmic Travel Agency NV evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
8.8. Recht om klacht in te dienen
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be
Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.
Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.
Laatst bijgewerkte versie: 10/06/2024
